Πως οι εταιρείες μπορούν να “αντιμετωπίσουν” τον κοροναϊό, με εργασία εξ’αποστάσεως


Reading Time: 9 minutes

Κατά τη διάρκεια αυτών των περιόδων αβεβαιότητας, τα ψηφιακά εργαλεία αποδεικνύονται πιο ζωτικά από ποτέ.

Οι επιχειρήσεις και οι χρηματιστηριακές αγορές σε παγκόσμιο επίπεδο αγωνίζονται να παραμείνουν στη ζωή τους , με την ταχεία εξάπλωση του κορωναϊού.

Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες τεχνολογίας βλέπουν την αύξηση των εσόδων.

Εκατομμύρια άνθρωποι που βρίσκονται κάτω από τη κρίση αυτή,  έχουν πλέον στραφεί σε ψηφιακά μέσα για να συνεχίσουν την καθημερινότητά τους.

Υπάρχουν πολλές εταιρείες που  κάνουν την απομακρυσμένη εργασία να μοιάζει περισσότερο με φυσική εργασία, και κερδίζουν τη δημοτικότητα καθώς αυξάνεται ο αριθμός των περιπτώσεων COVID-19. Η Zoom, η εταιρεία λογισμικού συσκέψεων βίντεο, είδε την τιμή της μετοχής σχεδόν διπλάσια τον τελευταίο μήνα και ήταν η πιο “κατεβασμένη” εφαρμογή στο iOS της Apple αυτήν την εβδομάδα. Η Microsoft Teams, η οποία επιτρέπει στους εργάτες να συνομιλούν με βίντεο, να μοιράζονται μηνύματα και να μοιράζονται έγγραφα, έχει σημειώσει αύξηση 500% στον αριθμό των συναντήσεων, των κλήσεων και των διασκέψεων σχετικά με τις Ομάδες στην Κίνα από τις 31 Ιανουαρίου. Το Slack επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συζητούν για οτιδήποτε της ημέρας, μέσω του λογισμικού άμεσων μηνυμάτων. Η Google δήλωσε ότι θα κάνει την πρόσβαση δωρεάν στο λογισμικό τηλεδιάσκεψης του Hangouts Meet και στην αίθουσα διδασκαλίας Google, που βοηθά τους εκπαιδευτικούς να διαχειρίζονται τα μαθήματα.

Αλλά υπάρχει κάτι μοναδικό που οι άνθρωποι παίρνουν από την αλληλεπίδραση με το ένα το άλλο που δεν συναντάται επίσης μέσω της τεχνολογίας.

“Οι οθόνες απομακρύνονται”, λέει η Thalia Wheatley, καθηγητής Ψυχολογίας και Επιστήμης Εγκεφάλου στο Dartmouth που μελετά τη διαφορά μεταξύ της διαπροσωπικής και της διαδικτυακής αλληλεπίδρασης. “Στην επικοινωνία πρόσωπο με πρόσωπο, μοιράζεστε μια στιγμή στο χρόνο και χώρο με κάποιον”, λέει. “Αυτό είναι απίστευτα συναρπαστικό για τους εγκεφάλους μας…”

Google, Microsoft, Twitter. Hitachi, Apple, Amazon. Chevron, Salesforce, Spotify. Από το Ηνωμένο Βασίλειο μέχρι τις ΗΠΑ, την Ιαπωνία και τη Νότια Κορέα, όλες αυτές οι εταιρείες είναι παγκόσμιες, οι οποίες, τις τελευταίες μέρες, έχουν αναπτύξει υποχρεωτικές πολιτικές από το σπίτι, εν μέσω της εξάπλωσης του Covid-19.

Και είναι ρεαλιστικό να υποθέσουμε ότι η μετάβαση στο «γραφείο του σπιτιού» θα γίνει το νέο φυσιολογικό μοτίβο για πολλούς από εμάς εστω για λίγο, δεδομένης της ανακοίνωσης της Παγκόσμιας Οργάνωσης Υγείας την Τετάρτη 12/03 ότι ο κοροναϊός έχει φτάσει επισήμως σε κατάσταση «πανδημίας».

Μερικοί υπάλληλοι θα εργάζονται για πρώτη φορά από το σπίτι, πράγμα που σημαίνει να υπολογίσετε πώς θα μείνετε σε εργασία σε ένα νέο περιβάλλον, που μπορεί να μην προσφέρεται για παραγωγικότητα. Υπάρχουν όμως τρόποι να αποδώσετε αποτελέσματα και για τη δημιουργία ενός καλού χώρου εργασίας ακόμα και στον τρόπο με τον οποίο μιλάτε στην ομάδα σας.

    • Αλλάξτε την επικοινωνία

“Έχουν πραγματικά ξεκάθαρες προσδοκίες για επικοινωνίες καθημερινά”, λέει η Barbara Larson, καθηγήτρια διοίκησης στο Πανεπιστήμιο του Βορειοανατολικού Πανεπιστημίου της Βοστόνης που μελετά την απομακρυσμένη εργασία.

Πράγματι, υπάρχει ένας λόγος που οι εταιρείες όπως η Best Buy, η Yahoo και η Aetna, όλοι πειραματίστηκαν με απομακρυσμένη δουλειά τα τελευταία χρόνια πριν πουν στους υπαλλήλους να επιστρέψουν στην υπηρεσία γραφείου-. Αναμφισβήτητα, ο λόγος για τον οποίο η WeWork ήταν σε θέση να συγκεντρώσει τόσα κεφάλαια ήταν επειδή οι επενδυτές κατανοούσαν ότι οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι προτιμούν να μην παραμένουν στο σπίτι μόνοι τους όλη την ημέρα. Η WeWork χρειάστηκε να δημιουργήσει μια εμπειρία “καλύτερη από το σπίτι”, μια θέση όπου οι άνθρωποι θα προτιμούσαν να είναι κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, σε αντίθεση με το σπίτι ή σε ένα καφε, ανέφερε η εταιρεία το 2019.

Οι επιστήμονες εξακολουθούν να διαψεύδουν γιατί η προσωπική επικοινωνία είναι ανώτερη, λέει ο Wheatley, αλλά το εργαστήριό της έχει βρει κάποιες ενδείξεις. Οι περισσότεροι άνθρωποι κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, ερχονται σε επαφη με τα ματια , για παράδειγμα,  βρίσκονται σε συγχρονισμό μεταξύ τους. Η τρέχουσα κατάσταση των βιντεοκλήσεων, στις οποίες κοιτάζετε μια μικροσκοπική κουκκίδα που είναι η κάμερα στον υπολογιστή ή το τηλέφωνό σας, δεν μπορεί να αναπαράγει την εμπειρία αυτή. Οι άνθρωποι εμπιστεύονται ο ένας τον άλλον περισσότερο όταν μοιράζονται ένα κοινό γεύμα από το ίδιο πιάτο αντί να τρώνε από μεμονωμένες μερίδες, λέει, και ο εγκέφαλος γίνεται ασταθής στην  απομόνωση…

Η παρατεταμένη κοινωνική απομόνωση, όπως και στην απομόνωση στις φυλακές, συνδέεται με 26% κίνδυνο πρόωρου θανάτου και μελέτες έχουν δείξει ότι συρρικνώνει τον ιππόκαμπο, το μέρος του εγκεφάλου που σχετίζεται με τη μάθηση, τη μνήμη και τη συνειδητοποίηση του χώρου. Μερικοί επιστήμονες εκτιμούν ότι η μοναξιά μειώνει τη ζωή ενός ατόμου κατά 15 χρόνια και ισοδυναμεί με το κάπνισμα 15 τσιγάρων την ημέρα. “Νομίζω ότι δεν είναι μόνο ότι όλοι αγαπούν την κοινωνική αλληλεπίδραση η όχι”, λέει ο Wheatley. «Νομίζω ότι είναι εξαιρετικά σημαντικό για την ψυχική και σωματική υγεία μας».

“Το πράγμα που πρέπει να λυθεί από την πλευρά της τεχνολογίας”, λέει ο Wheatley, “είναι η τεχνολογία να φτιαχτεί κάπως έτσι ώστε να πιστεύετε ότι βρίσκεστε στο γραφείο”.

Αλλά ακόμη και για εκείνους που είναι συνηθισμένοι σε αυτό, η εργασία από το σπίτι μπορεί να αισθάνεται αδόμητη και απομόνωμενη. Πέρυσι, μια μελέτη των 2.500 απομακρυσμένων εργαζομένων από το διαδικτυακό πρακτορείο ανάπτυξης μάρκας Buffer διαπίστωσε ότι η μοναξιά ήταν η δεύτερη πιο αναφερθείσα πρόκληση, η οποία αντιμετωπίστηκε από το 19% των ερωτηθέντων. Η μοναξιά μπορεί να κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται λιγότερο προσεκτικοί και λιγότερο παραγωγικοί.

Μια έρευνα 2016 Gallup έδειξε ότι περίπου το 43 τοις εκατό των εργαζομένων ήταν απομακρυσμένοι σε κάποια ικανότητα, ακόμη και με λίγες ώρες το μήνα, από το 39 τοις εκατό το 2012.

Ακόμα, και οι άνθρωποι που βρίσκονται σε βιντεοκλήσεις όλη την ημέρα και αισθάνονται ότι συνδέονται τελικά με τις μικρές αλληλεπιδράσεις γύρω από το γραφείο. μιλώντας για τον καιρό ή αστειεύοντας για την ανάγκη τους για καφέ, λέει ο Holtzman. «Είμαστε απλά εγγενώς κοινωνικά πλάσματα», λέει. “Αυτές οι μικρές αλληλεπιδράσεις πρόκειται να ενισχύσουν το αίσθημα μας ότι είμαστε συνδεδεμένοι και ανήκουμε σε κάτι μεγαλύτερο”. Αυτό είναι κάτι που παρατήρησα στην επίσκεψή μου στο Spatial. όταν έφτασα στο γραφείο του Σαν Φρανσίσκο, έκανα μικρή ομιλία προσωπικά με τον συνιδρυτή της Agarawala, αστειευόμενος για τους μετακινούμενους που μπορούσαμε να δούμε να κολλήσουν στην κυκλοφορία σε ένα κοντινό αυτοκινητόδρομο. Ένιωσα ότι τον ήξερα πολύ καλύτερα από τον Lowenstein, τον οποίο γνώρισα μόνο μέσω ολογράμματος.

    • ‘Αντιμετωπίστε το σαν μια πραγματική δουλειά’

Για παράδειγμα, μόνο επειδή μπορείτε να χαλαρώσετε φορώντας τις πιτζάμες σας δεν σημαίνει ότι θα έπρεπε πραγματικά. “Κάντε ένα ντους και ντυθείτε. Αντιμετωπίστε το σαν μια πραγματική δουλειά “, λέει ο Larson.

Αν δεν έχετε ένα γραφείο στο σπίτι, κάντε όσο μπορείτε για να δημιουργήσετε έναν ad hoc, χώρο αποκλειστικά για εργασία. “Η μη ύπαρξη ενός καλά εξοπλισμένου χώρου γραφείου στο σπίτι όταν οι άνθρωποι δουλεύουν από απόσταση μπορούν να προκαλέσουν προσωρινή μείωση της παραγωγικότητας” εξηγεί ο Sutton. Λέει ότι οι διπλές οθόνες και ένα ασύρματο πληκτρολόγιο και ποντίκι  καθιστούν πιο παραγωγικό το γραφείο στο σπίτι.

Έτσι αντί να ξαπλώνετε στο κρεβάτι με φορητό υπολογιστή, δοκιμάστε κάτι πιο ευδόκιμο… Η κίνηση που θα μπορούσε να γίνει απο κάτι τόσο απλό όσο η μετακίνηση ενός κομοδίνου σε μια γωνιά μακριά από τις αποσπάσεις της προσοχής, καταλήγοντας στον υπολογιστή σας και καθισμένος σε μια όρθια καρέκλα, όπως θα κάνατε στο γραφείο σας. (Λάβετε υπόψη την ‘tech neck’ και άλλες εργονομικές ανάγκες.)

Αυτό χρησιμεύει επίσης ως ένα σημαντικό μήνυμα για όσους ζουν μαζί σας ότι είστε “στη δουλειά”. “Δημιουργήστε όρια μέσα στο σπίτι σας ώστε τα μέλη της οικογένειάς σας να καταλάβουν” Όταν η πόρτα είναι κλειστή, προσποιηθείτε ότι δεν είμαι εκεί “, λέει ο Kristen Shockley, αναπληρωτής καθηγητής ψυχολογίας στο Πανεπιστήμιο της Γεωργίας.

Με ένα ειδικό χώρο εργασίας όπου μπορείτε να συγκεντρωθείτε, γίνεται ευκολότερο να ξεκλειδώσετε τα οφέλη της απομακρυσμένης εργασίας. Σε μια έρευνα των 7.000 εργαζομένων την περασμένη χρονιά από την FlexJobs, το 65% δήλωσε ότι είναι πιο παραγωγικοί από το σπίτι, αναφέροντας οφέλη όπως λιγότερες διακοπές από τους συναδέλφους, ελάχιστη γραφειοκρατία και μειωμένη πίεση από τη μετακίνηση.

    • Αποφύγετε να αισθανθείτε απομονωμένοι

Ακόμα και με αυτά τα εργαλεία, η αναγκαστική και απότομη φύση της μετάβασης από ένα γραφείο σε ένα περιβάλλον στο σπίτι θα μπορούσε να κάνει κάποιους να αγωνιστούν για να εξοικειωθούν με την αλλαγή.

“Ο κορωναϊός ωθεί όλους σε τέτοιες ακραίες λύσεις  από το σπίτι”, λέει ο Nicholas Bloom, καθηγητής Οικονομικών στο Πανεπιστήμιο του Στάνφορντ στην Καλιφόρνια ο οποίος έδωσε την TED Talks για την απομακρυσμένη εργασία. Λέει ότι υπάρχουν δύο τύποι εργασίας από το σπίτι: βραχυπρόθεσμη ή περιστασιακή εργασία από το σπίτι, και μόνιμη ή πλήρους απασχόλησης εργασία από το σπίτι. “Είναι κάπως σαν να συγκρίνεις την ελαφριά άσκηση με την εκπαίδευση μαραθωνίου”, λέει.

Το τελευταίο εξακολουθεί να είναι αρκετά σπάνιο – η Bloom λέει ότι μόνο το 5% του εργατικού δυναμικού, για παράδειγμα, αναφέρει ότι είναι πλήρης η απομακρυσμένη απασχόληση. Με το coronavirus, δεν είναι σαφές πόσο χρόνο θα είναι οι άνθρωποι στο σπίτι, κάτι που δημιουργεί πρόσθετα προβλήματα. Οι γονείς, για παράδειγμα, θα βρουν “δύσκολη” την δουλειά τους εάν τα παιδιά είναι στο σπίτι επειδή τα σχολεία είναι κλειστά, ενώ η στενή επικοινωνία με τους διευθυντές – που θα πρέπει να είναι συνεχής και κατανοητή – είναι ζωτικής σημασίας.

Καθώς ο κορωναϊός συνεχίζει να εξαπλώνεται, κάθε οργανισμός πρέπει να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους να εργάζονται εξ αποστάσεως. Ακολουθούν τέσσερις επιπλέον συμβουλές για την προετοιμασία της ομάδας σας για τηλεργασία:

    • Εφαρμόστε μια ρουτίνα εργασίας.

Η εργασία από το σπίτι παρουσιάζει μια διαφορετική σειρά προκλήσεων από την εργασία σε ένα γραφείο. Οι διαταραχές φαίνεται να είναι παντού, και η έλλειψη κοινωνικοποίησης με συναδέλφους μπορεί να κάνει κάποιους ανθρώπους ανήσυχους. Βοηθά να δημιουργηθεί μια ρουτίνα – και σημαντικό, να τηρήσουμε. Αφήστε κατά μέρος συγκεκριμένες ώρες για να απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να κάνετε κλήσεις συνδιάσκεψης, να γευματίσετε και να γράφετε αναφορές. Το επόμενο πράγμα που ξέρετε, η εργάσιμη ημέρα στο σπίτι σας θα τελειώσει.

    • Βοηθά επίσης να ορίσει ένα χώρο εργασίας στο σπίτι σας.

Όταν βρίσκεστε σε αυτό, βρίσκεστε σε κατάσταση εργασίας – και πείτε όχι στον πειρασμό να πιάσετε ένα σνακ ή να πάτε βόλτα το σκυλί σας όταν αισθάνεστε νευρικοί.

    • Διατηρήστε μια σύνδεση εργασίας.

Η απόσταση από το χώρο εργασίας συχνά μεταφράζεται σε απόσταση από τις αξίες του χώρου εργασίας και την κοινότητα. Είναι πολύ εύκολο να απομονωθείτε και να αισθανθείτε σαν να είστε μόνοι στην δουλειά σας όταν βρίσκεστε εκτός γραφείου. Διατηρήστε μια σύνδεση στο γραφείο, επιλέγοντας να πραγματοποιείτε κλήσεις παρά να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διατηρείτε επαφή με τα μέλη του τμήματος σας μέσω τηλεδιάσκεψης.

    • Συμπεριφορική διαχείριση.

Ως ηγέτης, η διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας μπορεί να είναι μια εντελώς νέα εμπειρία, αλλά δεν πρέπει να είναι επώδυνη. Παρακολουθήστε όλο το προσωπικό σας και ελέγξτε ότι διαθέτουν τα απαραίτητα εργαλεία για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Προγραμματίστε χρόνο με τους επιμέρους υπαλλήλους για να διασφαλίσετε ότι δεν αισθάνονται αποσυνδεδεμένοι και ενθαρρύνετε συνεργασίες που οδηγούν στην απόδοση της ομάδας.


Editor : Κρύπας Θωμάς , Σύμβουλος Επιχειρήσεων , Marketing Tutor , Operations Manager Sunsoft

 


BengaliEnglishFrenchGermanGreekItalianSpanish